Politique de confidentialité
Modalités de traitement des données personnelles lorsqu’un client professionnel et ses utilisateurs autorisés utilisent Cohostly.
Version de travail. L’identité de la société, les bases légales, les durées de conservation, les paramètres des fournisseurs et les garanties de transfert doivent être complétés et validés par un professionnel avant toute publication en production.
La version française constitue la version de référence. La version anglaise est fournie pour faciliter la compréhension.
1. Qui est responsable des traitements ?
[DÉNOMINATION SOCIALE ET SIÈGE SOCIAL] exploite Cohostly.
Cette société agit en qualité de responsable du traitement pour l’administration et la sécurité des comptes Cohostly ainsi que pour sa propre relation client. Pour les données saisies par un client professionnel afin de gérer ses appartements, clients, mouvements, dépenses, justificatifs et factures, le client détermine les finalités et agit en principe comme responsable du traitement ; Cohostly traite ces données sur ses instructions documentées en qualité de sous-traitant.
Contact vie privée : [E-MAIL DE CONTACT VIE PRIVÉE]. DPO, s’il a été désigné : [CONTACT DU DPO OU « NON DÉSIGNÉ »].
2. Personnes, données et sources concernées
- Utilisateurs autorisés : nom, e-mail professionnel, identifiant d’authentification, organisation, rôle, accès et historique d’audit.
- Organisations clientes et leurs contacts : informations juridiques, coordonnées, informations de facturation et, lorsqu’elles sont saisies, coordonnées bancaires.
- Propriétaires ou clients facturés : identité ou informations professionnelles, adresse, coordonnées, informations fiscales et notes.
- Personnes mentionnées dans les données opérationnelles : références et éventuelles données personnelles présentes dans les CSV des plateformes, champs libres, justificatifs ou autres documents chargés par le client.
- Demandeurs d’assistance : nom, e-mail professionnel, organisation, catégorie choisie, objet et description transmis depuis l’espace Aide authentifié.
- Données techniques : session, adresse IP, navigateur et informations de requête ou d’erreur susceptibles de figurer dans les journaux d’infrastructure.
Les données sont fournies directement par les utilisateurs autorisés, importées depuis les rapports de versement Booking ou Airbnb, reçues du fournisseur d’authentification gérée ou générées par Cohostly lors des calculs, audits et créations de documents.
3. Finalités et bases légales
| Finalité | Rôle | Base légale proposée à valider |
|---|---|---|
| Créer et administrer les comptes professionnels et fournir l’accès au service. | Cohostly responsable du traitement. | [EXÉCUTION DU CONTRAT B2B — À VALIDER] |
| Sécuriser le service, prévenir les accès non autorisés et conserver les audits nécessaires. | Cohostly responsable du traitement. | [INTÉRÊT LÉGITIME À SÉCURISER LE SERVICE — À VALIDER ET DOCUMENTER] |
| Importer, calculer, conserver et afficher les données opérationnelles et de facturation du client. | Cohostly sous-traitant. | Déterminée par le client professionnel en qualité de responsable du traitement et documentée dans l’accord de traitement des données. |
| Envoyer une facture à la demande d’un utilisateur autorisé. | Cohostly sous-traitant. | Déterminée par le client professionnel ; l’envoi est exécuté via Resend sur instruction documentée. |
| Recevoir et répondre à une demande d’assistance authentifiée. | Cohostly responsable du traitement pour sa relation client. | [INTÉRÊT LÉGITIME OU EXÉCUTION DU CONTRAT DE PILOT — À VALIDER] |
| Respecter les obligations applicables à l’exploitant de Cohostly. | Cohostly responsable du traitement. | [OBLIGATION LÉGALE APPLICABLE — À IDENTIFIER AVANT PUBLICATION] |
Cohostly n’utilise pas les données opérationnelles d’un client pour la publicité, le profilage ou les finalités d’un autre client et ne prend aucune décision automatisée produisant des effets juridiques ou similaires.
4. Destinataires et prestataires
Les données sont accessibles uniquement aux utilisateurs autorisés de l’organisation cliente concernée, au personnel dûment habilité de Cohostly lorsque cela est nécessaire et aux prestataires indispensables au fonctionnement du service :
- Render : hébergement de l’application et journaux techniques ;
- Supabase : authentification gérée et base PostgreSQL ;
- Resend : envoi transactionnel des factures et des demandes d’assistance authentifiées, comprenant leurs destinataires et contenus et, pour les factures, le PDF joint ;
- Cloudflare : infrastructure du nom de domaine ; son rôle doit être réévalué si le proxy est activé.
Le cadre actuel des sous-traitants ultérieurs est présenté dans l’accord de traitement des données.
5. Transferts internationaux
Certains prestataires sont établis ou peuvent fournir une assistance en dehors de l’Espace économique européen. Resend conserve notamment les données d’e-mail aux États-Unis. Les entités, lieux et garanties réellement applicables aux comptes sélectionnés doivent être confirmés avant la production. Lorsqu’il est requis, le transfert doit être encadré par une décision d’adéquation, des clauses contractuelles types ou une autre garantie valable. Références aux documents applicables : [À COMPLÉTER APRÈS EXAMEN DES DPA ET PARAMÈTRES FOURNISSEURS].
6. Conservation
| Données | Règle de conservation à approuver |
|---|---|
| Comptes et appartenances | [DURÉE DU PILOT/CONTRAT + DÉLAI DE SUPPRESSION] |
| Audits de sécurité et d’administration | [DURÉE DE CONSERVATION SÉCURITÉ] |
| CSV originaux, mouvements et anomalies | [DURÉE OPÉRATIONNELLE ET RÈGLE DE SUPPRESSION DES FICHIERS BRUTS] |
| Justificatifs, factures, PDF et audits de facturation | [DURÉE IMPOSÉE PAR LES OBLIGATIONS FISCALES/COMPTABLES DU CLIENT] |
| Demandes d’assistance transmises par e-mail ; aucune table de tickets Cohostly | [DURÉE DE CONSERVATION DES E-MAILS D’ASSISTANCE] |
| Journaux d’infrastructure et données des fournisseurs | [DURÉES CONFIRMÉES SELON LES PLANS RENDER, SUPABASE ET RESEND ACTIFS] |
À la fin du service, la restitution, l’export et la suppression sont régis par le contrat B2B et l’accord de traitement, sous réserve des données devant être légalement conservées.
7. Droits
Pour les données de compte traitées directement par Cohostly, les personnes peuvent demander l’accès, la rectification, l’effacement ou la limitation et, lorsqu’ils sont applicables, s’opposer au traitement ou demander la portabilité en écrivant à [E-MAIL DE CONTACT VIE PRIVÉE]. Une vérification d’identité peut être demandée lorsqu’elle est nécessaire.
Pour les données opérationnelles saisies par un client professionnel, la demande doit normalement être adressée à ce client. Cohostly l’assistera dans sa réponse conformément à l’accord de traitement.
Une réclamation peut être adressée à l’autorité française de contrôle, la CNIL.
8. Sécurité
Cohostly applique notamment l’isolation des organisations, la sécurité au niveau des lignes PostgreSQL, le moindre privilège du compte d’exécution, une authentification gérée, une protection CSRF, le chiffrement des transports, des cookies restreints, des audits, des contrôles de taille et de format des fichiers, l’immutabilité des factures émises et des en-têtes de sécurité. Aucun service accessible par Internet ne peut garantir une sécurité absolue.
9. Mise à jour
Cette politique doit être réexaminée lors de toute modification substantielle des finalités, prestataires, catégories de données, durées ou fonctionnalités. Date d’entrée en vigueur : [DATE].